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【独家】宜家的新办公室没有一个固定工位 我们去参观了一下

时间:2018-05-10 14:30    来源:未知    浏览次数:    作者:常州新闻网 字号:TT

摄影:林子人

继乐高之后,又一家北欧公司在中国开始尝试无固定工位办公模式。

我们说的就是宜家。5月7日,宜家正式启用了其位于上海天华信息科技园的新办公室。这是宜家中国总部在该园区的第四幢办公楼,220余名来自宜家间接材料服务部门(IKEA Indirect Material and Services)和宜家业务解决方案部门(IKEA Business Solutions)的员工将入驻到这一两层楼共计4000平方米的办公空间。与此前的办公室有所不同的是,这回他们所有人都没有了固定工位。

新办公室分为开放合作区、会议室、工作坊、谈话室和电话亭、工作基地和高度集中室六大区域,员工可以依照自己的工作类型和心情自由选择,来自不同部门的员工也有机会比邻办公。由于没有了固定工位,所有员工需要将个人物品放在个人储物柜中,然后进入办公区域。熟悉宜家的人一眼就能看出,这些储物柜正是宜家商场里供顾客使用的储物柜同款,只不过从蓝色变成了白色。

前台旁就是员工的个人储物间。

开放式空间占据了将近一半的办公空间,适合任何形式的小型、中型或大型非正式会议、用餐、喝下午茶(在宜家文化里被称为“Fika”)、放松地工作或者葛优躺。这也是“宜家风格”最强烈的空间,所有触目可及的物品几乎都是在售的宜家产品,给办公室融入了浓浓的北欧居家氛围。在一个布置得像客厅的电视机休息区,一位正在参观的员工一边抚摸着沙发靠背,一边感叹,“好像在家里哦!”

开放合作区
开放合作区的长桌,适合团队开会。
供人闲坐聊天的沙发区
开放合作区洋溢着浓郁的北欧家居风格。

根据负责办公室改造的设计师Annie Xu介绍,开放空间通过桌椅分隔为不同的空间组合,既有任人随意倚靠坐卧的阶梯状平台,适合放松聊天的沙发区,也有适合小团队开会的长桌或适合单人工作的小桌。为了方便员工记忆和定位,不同的区域由不同色系的家具区分。在开放式空间也要满足员工的办公需求是设计师的关注重点,因此空间的任何地方都能找到插座,还有一些解决了特殊痛点的小物,例如适合放在腿上的电脑托垫。

楼梯处打造为阶梯状平台,供员工坐卧休憩。
供人搁在腿上缓解腿部压力的垫子,员工捧着手提电脑工作时,可以把垫子的硬面朝上放置手提电脑。


会议室是适合中型或大型团队在不被打扰的情况下开闭门会议的区域。如果你想找某个人在相对没那么正式,但也有一定私密感的地方交流,可以去聊天室,一个很有趣的设计是,聊天室的桌面其实是可以任意书写的白板,桌上放置了记号笔套盒,套盒底部就是板擦,方便人们随手记录讨论要点。如果你想要在私密环境中打电话,也可以去电话亭——即使是小小的空间里也放置了舒服的沙发或椅子,目测会是一个在打电话之余放空自己的好去处。

会议室
聊天室
聊天室的桌面是可以直接用记号笔写字的白板,已经有位充满童心的员工在桌子上画了一只皮卡丘了。

预约成功后,项目小组可以在三个开放式工作坊内进行时间不超过两周的项目协作工作。Annie表示,工作坊之所以设计成没有门的形式,是因为创新工作是需要被别人打扰的,“需要有人过来一起讨论一下,不是所有东西一定要关上门”。在工作坊区域,还有供团队预约使用的移动式电子屏设备,既可以使用它来进行视频会议或ppt展示,也可以直接将它当做黑板使用。

新办公室开幕第一天,宜家员工在工作坊区域讨论如何使用新办公室。
移动式电子屏设备既可以用来进行视频会议或ppt展示,也可以直接当做黑板使用。

工作基地是员工可以在“正常环境下”办公的区域。和常规办公室类似,每张办公桌上都有显示屏,供员工接入自己的手提电脑(所有人使用手提电脑办公是打造无固定工位办公室的重要前提)。Annie告诉界面新闻,只有业务解决方案部门下负责全球宜家员工IT技术支持的60名呼叫中心员工因为业务需要必须在固定区域办公,其他员工可以人员选择座位。但即使是在专属于呼叫中心的办公区域,也只有40张桌子,这意味着他们同样没有固定工位,不打破新办公室“activity-based”(基于活动)的使用原则。

工作基地

如果你需要在绝对安静的环境下办公,可以去高度集中室——在这里不能聊天,不能打电话,是个适合高效工作的无声区域。

高度集中室不能聊天,不能打电话,是个适合高效工作的无声区域。
高度集中室

为了满足在此办公的两个部门员工的需求,强调部门特色,宜家新办公室在设计上还有一些特别的地方。为宜家商场提供各种物料的间接材料部门的员工会发现,空间内有许多“商场同款”的设计,比如由货盘搭成的沙发、墙上的射灯壁画和办公室入口出发出明黄色光的IKEA标志——每个商场外墙上的这个logo就是由间接材料部门负责制作的,办公室外悬挂着一个缩小版,其中一个字母可以打开,供前来拜访的供应商了解内部结构。鉴于业务解决方案部门正在着力为商场开发VR,新办公室里还有一个独立的VR室,供IT人员在此实验,访客也可以参观体验。

用货盘搭起来的沙发。
VR实验室

界面新闻曾报道过,在智能手机、平板电脑和无线网络极大普及的当下,人们对办公室有了新的要求,非正式感十足、充满创意甚至趣味的工作氛围正在吸引越来越多的职场人士。许多大公司也正在拥抱这一趋势。

然而工作习惯的改变不是一蹴而就的。Annie告诉界面新闻,在办公室改造时,同事反馈中流露出的最大的担忧就是在新办公室里会找不到自己的座位。在她看来,这更多是因为传统办公室没有给员工提供固定工位以外的其他选择,这令员工难以想象除了自己的座位以外可以去哪里。“但是当你看到这样的环境,你会意识到其实除了一个工位之外可以有更多的选择,而这取决于你的工作性质,”她说,“其实最好的情况是你以后没有自己的座位了,但是你拥有整个办公室。这样的工作环境其实更好地帮助我们合理规划时间,去做不同的任务。”

因此在新办公启用的第一天,宜家组织了一整天的工作坊,邀请员工参与讨论如何根据需求选择合适的办公地点、如何使用办公室里的电子设备,甚至是如何调整自己的储物习惯。在上午的办公室使用介绍工作坊中,员工被要求在便利贴上写下自己日常工作中最常见的工作任务,贴在他们认为合适的办公地点。多数人把便利贴贴在了会议室、工作基地、高度集中室、聊天室和电话亭这些更强调隐私的地点。

在工作坊中,多数员工倾向于选择更强调独立工作和隐私性的办公地点。

组织该工作坊的HR负责人Sarah Yang认为,这是因为员工们对新的工作方式仍然缺乏了解,对于如何使用开放性空间,仍然需要一定的摸索时间。“如今宜家致力于打造为全球领先的多渠道家居零售品牌,我们需要鼓励员工创新,因此需要从办公室开始打破常规的筒仓效应。”

据了解,这是宜家在全球范围内的第四个无固定工位式办公室。2023年,宜家中国总部将整体搬迁至虹桥临空经济园区,届时全部的办公室都将打造为无固定工位式。

[编辑:常州新闻网]
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